Todavía recuerdo la época donde era parte del equipo de organización de la WordPress Meetup de Córdoba. Durante años montamos un evento que podía asimilarse, por formato y tamaño, a una WordCamp. De aquella época guardo muy buenos recuerdos y amistades, y también bastantes experiencias, como por ejemplo como organizar un evento. Y es que aunque a priori, organizar un evento, parece algo sencillo, puede serte complicado si no lo gestionas bien; o en su defecto, tener un evento por debajo de tus expectativas.
¿De qué hablamos aquí?
¿Por qué quieres montar un evento?
Lo primero que necesitas es tener claro por qué quieres montar un evento. En nuestro caso era sencillo. Un grupo de personas de la misma ciudad que compartíamos la misma herramienta, afición o profesión: WordPress, ya fuera como desarrolladores, emprendedores, técnicos de soporte, gente de marketing o community managers. ¿Y por qué lo hacíamos? Por gusto, por conocer a otros amantes de la herramienta, por crear nuevos contactos profesionales e incluso para posicionarte profesionalmente (ya sea como empleable o para captar proyectos como empresario o autónomo).
Así que bueno, en general, los eventos suelen montarse por estos u otros motivos, pero a priori, tiene que estar clara la finalidad:
- para el que lo organiza, motivarse y ser capaz de reunir un buen equipo organizador
- y por supuesto para los asistentes, para que tengan interés en ir
¿Cómo gestionar un evento?
Un evento tiene multitud de cosas que gestionar: antes, durante y después. Aunque no hayas organizado nunca ninguno, te podrás imaginar de qué te estoy hablando.
Antes del evento
- Lo primero será buscar un grupo de colaboradores, si estás solo, por pequeño que sea, vas a tener problemas en todas las fases del mismo
- Un sitio físico (o virtual) donde celebrarlo
- Tienes que hacer un call for papers, es decir, crear un mecanismo para quien quiera participar en el evento (dando una charla, un taller o dirigiendo una mesa redonda por ejemplo), pueda animarse a enviarte su propuesta
- Una vez las recibes las propuestas, tendrás que descartar/aceptar cada una de ellas, y comunicarlo
- En base al punto anterior, tendrás que montar una agenda del evento, con un horario bien definido, respetando tiempos, descansos y espacios
- Siempre viene bien tener patrocinadores, así que habrá que hacer esa labor comercial
- Y te faltará lo más importante, conseguir que vaya suficientes asistentes al evento, para que sea un éxito para la organización y para los ponentes, tendrás que aplicar el llamado marketing para eventos
Durante el evento
- Tienes que chequear que todo está preparado y listo para empezar
- Probablemente deberás contar con un control de acceso
- Alguien que controle los tiempos y gestione en cada sitio donde se esté organizando el evento los problemas que puedan surgir (por falta de algún ponente, por algún problema técnico que pueda surgir o por cualquier otra incidencia)
- Tienes que encargarte de dar entrada a los ponentes, presentarlos o dirigir las rondas de preguntas
- Aparte, sería conveniente que alguien se encargara de la difusión del evento mientras tiene lugar
- Y para terminar, alguien tendrá que cerrar el evento y encargarse de ver que todo en orden
Tras el evento
- Es posible que tengas que dar algún tipo de información a tus patrocinadores
- Seguramente, te guste redactar notas, entradas, noticias o cualquier otro medio de información sobre cómo ha ido el evento
- Y por supuesto, ir pensando ya en el siguiente evento
Y bueno, aparte de esto que os comento, habrá una y mil tareas más que hacer, pero probablemente cuando todo acabe, aparte de todo lo que te habrá aportado el evento, se te quedará esa sensación de trabajo bien hecho.
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