Adobe Acrobat: cómo usarlo desde cero

Adobe Acrobat es la herramienta de conversión, edición y creación de archivos PDF más usada y conocida a nivel mundial. Aunque existen otras aplicaciones con funciones similares, esta cuenta con funciones especiales y una interfaz gráfica realmente amigable e intuitiva que la convierten en el editor de documentos PDF preferido.

Adobe Acrobat cuenta con una versión gratuita llamada Adobe Acrobat Reader con la que es posible tener acceso a cualquier documento con extensión .pdf desde un ordenador, móvil o tablet donde la herramienta esté instalada. Sin embargo, con esta solo es posible revisar, imprimir, compartir los archivos y realizar comentarios sobre estos.

Es importante aprender a usar esta herramienta como un profesional para aprovechar sus características al máximo. Por eso, a continuación, explicaremos cómo aplicar algunas de sus funciones a un archivo.

Creación del archivo PDF

Aunque en la mayoría de las ocasiones se tiene un archivo PDF sobre el cual se desea trabajar, en Adobe Acrobat también es posible crear un archivo en blanco y aprovechar las plantillas, tipografías y demás elementos disponibles en la herramienta.

Luego de descargarla e instalarla en un dispositivo, será necesario iniciar sesión y acceder a la interfaz de la misma. En la parte superior se encuentra el botón “Crear archivo PDF”, luego de pulsarlo se deberá escoger la opción “Página en blanco” entre las alternativas que aparecen en la lista y pinchar en el botón “Crear”.

Luego de configurar las páginas según las condiciones del documento que se desee elaborar, se debe pulsar sobre el botón “Editar PDF” presente en el menú situado verticalmente al lado derecho de la interfaz. Allí es posible incorporar texto, elegir tipografías, agregar imágenes, hipervínculos y otros elementos disponibles.

Proteger y desproteger un archivo PDF

Aunque se trata de una herramienta sujeta a un pago, Adobe Acrobat es realmente útil e imprescindible en las empresas para el tratamiento de documentos de texto y para facilitar la protección de archivos que es necesario compartir, pero que no deben ser modificados.

Esta aplicación provee diferentes niveles de protección para los archivos a través de permisos que se restringen usando una contraseña.

Cuando un archivo está protegido con contraseña presenta un candado en la parte superior izquierda de la interfaz, y al pulsar sobre este se tiene acceso a la configuración de seguridad del archivo. Con esta contraseña se pueden permitir acciones como impresión, edición del documento, copia de contenido, comentarios, firmas, entre otras.

Para proteger un documento se debe ubicar el botón “Proteger” en el menú vertical de la aplicación, este está identificado con el ícono de un escudo. Al pulsarlo aparecerá un submenú, donde se encuentra la opción “Proteger con contraseña”.

También se puede acceder a la configuración de la protección al cliquear sobre el menú “Archivo”, seleccionando la opción “Propiedades” en el submenú y luego la opción “Seguridad mediante contraseña” presente en el menú desplegable.

Aparecerá un cuadro con diferentes opciones desplegables para configurar la restricción o liberación de los permisos y crear la contraseña de protección del documento. De esta forma, este archivo quedará protegido bajo una clave de seguridad.

Proteger archivo PDF online

Es posible proteger documentos PDF a través de la página web de Adobe, llevando a cabo un proceso sencillo para restringir el acceso al archivo. En la parte superior de la interfaz del sitio se encuentra un menú, en el cual se debe hacer clic sobre la opción “Firmar y proteger” y luego seleccionar la opción “Proteger PDF”.

Luego habrá que seleccionar el archivo correspondiente al pinchar el botón “Seleccionar un archivo”, o arrastrando el documento hacia dentro del cuadro señalado. Se deberá introducir la contraseña y escribirla nuevamente en la casilla adicional para su confirmación.

Para finalizar, se deberá pulsar sobre el botón Establezca una contraseña para archivos PDF y, como último paso, descargar el archivo protegido disponible para compartirlo.

Si se desea desbloquear un archivo PDF, se deberá tener la contraseña al alcance para abrir el documento y cambiar la configuración desde el menú “Archivo”, inhabilitando las claves y liberando los permisos sujetos a la protección bajo contraseña.

Otras funciones interesantes de Adobe Acrobat

Además de permitir la edición y protección de documentos, con Adobe Acrobat online es posible realizar otras acciones adicionales como convertir documentos PDF a otras extensiones, convertir casi cualquier tipo de archivo en documento PDF, comprimir archivos PDF para reducir su tamaño y facilitar su envío a otros contactos.

Con la versión online de Adobe Acrobat también es posible combinar varios archivos en un solo documento PDF, dividir un archivo PDF en varios documentos y rellenar formularios, así como firmar documentos y enviarlos para que otras personas los firmen también.

Definitivamente, esta herramienta es una de las más amigables, intuitivas, confiables y sencillas de usar para crear, editar y proteger cualquier tipo de documento.

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