Cuando en una organización, atiendes diferentes escenarios, más o menos parecidos, atendidos por una o más personas, suele ser recomendable hacer un protocolo de qué hacer y esperar en cada paso para que el resultado sea siempre el mejor posible. Es verdad, que este tipo de protocolos a veces alarga algo algunos procesos. Pero sí, a la larga se ahorra más tiempo y se gana más calidad; así que el rendimiento es positivo.
Y no me refiero a un protocolo técnico en plan qué hacer antes de entregarle a un cliente un comercio electrónico o qué mejorar cuando hacemos una optimización de velocidad. Me refiero al protocolo en el trato con personas. Algo básico por mucho que se automaticen ciertas cosas.
Por ejemplo, así a grandes rasgos, ¿cómo llegamos a darte un presupuesto para una solución a un problema que tienes con WordPress o WooCommerce? Sería algo así.
¿De qué hablamos aquí?
1. Acercamiento
Probablemente no nos conozcamos de nada. Acabas de contactarnos. No sabemos nada de tu problema. En esta primera fase necesitamos saber qué necesitas y ver a grandes rasgos si es algo viable. Muchos problemas son viables, pero no al precio que exigen, así que es importante decirle cuanto antes al cliente un coste aproximado para que las dos partes no inviertan más tiempo si no existe una solución factible a un precio asumible.
Esta primera fase suele incluir una llamada de teléfono, o si el problema es pequeño, bastará con un par de correos. En esta conversación definiremos lo mejor posible vuestro problema y os esbozaremos una solución. Si es posible, os daremos un precio o al menos un intervalo más o menos cerrado.
2. Diseño de una solución
Cuando se habla de un presupuesto, a la larga, te estamos diciendo el resultado económico de ocuparnos y responsabilizarnos un tiempo determinado. Para saber qué tiempo y qué recursos necesitaremos, para poder calcular el precio; necesitamos saber qué solución hace falta y para eso necesitamos «diseñarla». Normalmente estos diseños nos llevan poco tiempo: a veces bastan la conversaciones, otras veces hace falta ver algo concreto en vuestro sistema… pero son cosas «rápidas». En otras ocasiones estos diseños requieren de un estudio.
El tiempo no pasa en balde y ya son muchos años desarrollando software, para nuestra empresa y como empleados antes. Para problemas genéricos y para problemas muy personales. En todos estos casos, lo que evitamos siempre es equivocarnos en nuestras previsiones. Eso es fatídico para nosotros y para vosotros. Que nosotros perdamos dinero es muy malo, pero que vosotros tengáis un retraso inesperado de varios meses, puede ser peor.
Así que en efecto, a veces hay que hacer un diseño «serio» de qué se va a hacer, cómo va a ser la solución, datos, casos de usos, etc. Todo ese estudio requiere de tiempo. De bastante tiempo. Así que en estos casos,esta primera fase también tendrá su propio presupuesto. Hay gente que le choca tener que pagar un precio para obtener un presupuesto. Pero hay que entenderlo como lo que es. Es una fase más de tu proyecto. Una fase diseño donde cerramos los cabos para poder luego hacer una implementación correcta para todos.
3. Cerrando el trato
Una vez llegados a este punto, pasamos a la fase de cerrar el trato: lo que pides va a costar tanto y va a estar hecho en tanto tiempo. Aquí cerramos el trato por escrito, normalmente sólo con intercambiar un par de mail formales será suficiente; y comenzamos el desarrollo. La forma y el plan de pago de cada proyecto será diferente en cada caso. Es algo que también se define en el punto anterior, en base a la naturaleza del proyecto.
4. Implementación
Llegados a este punto, comenzamos a currar. Te diremos cuándo empezamos con tu proyecto, además de la fecha fin, la fecha inicio es importante por si necesitamos algo de vosotros, para que estéis accesibles esos días.
Tened en cuenta que los desarrollos tienen partes y que cada parte se prototipa, hace y prueba de forma independiente.
5. Pruebas y entrega
Una vez está todo hecho, lo probaremos nosotros, pero también os pediremos que vosotros también hagáis pruebas de todo el sistema. Pensad que no es exactamente la mejor persona para probar un software aquel que lo desarrolla. Tenemos nuestros propios vicios de desarrolladores y encima el subconsciente nos hará chequear todo no cómo lo harías tú, sino como nos gustaría que lo hicieras, y el software tienes que usarlo tú y tus usuarios o clientes. En este punto el problema estará resuelto y nuestro proyecto acabado.
6. Mantenimiento
Si habéis trabajado con nosotros sabréis que el mantenimiento correctivo lo tenéis asegurado. Es decir, si lo que hemos preparado falla, nosotros nos comprometemos a arreglarlo, siempre que sea razonable. Lo que no podéis pedir por ejemplo, es que un desarrollo que hicimos para WordPress 4.2 y falla con WordPress 5.0 por culpa de algo de la nueva versión «lo arreglemos gratis». En este caso, ese mantenimiento será un nuevo proyecto de adaptación a los nuevos entornos.
Y bueno, con esto creo que de forma resumida, queda claro qué protocolos usamos en un caso concreto. Nuestro día a día cuando trabajamos con clientes y que creemos que está bien relatarlo por si alguna vez pasas a ser uno de ellos, saber qué esperar de cada paso que damos.
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