Facturas y albaranes automáticos en WooCommerce con un plugin gratis, fácil de usar y personalizable

Si tienes una tienda online, una de las necesidades más básicas que tienes que cubrir, desde un punto de vista legal y contable; es la generación de facturas. También te puede venir bien para gestionar envíos y otras labores disponer de albaranes. Por supuesto, siempre podrás coger y preparar con cada pedido que te entre, una factura y el albarán a mano. Con Microsoft Word o el procesador de textos que más te guste. Pero claro, esto tiene un problema: es lento, poco práctico y encima induce a errores.

Hoy os vamos a contar qué sistema usamos nosotros y que a su vez suele ser el sistema que siempre montamos en cualquier cliente con el que trabajemos creando o participando de la creación de un comercio electrónico con WooCommerce. El sistema se basa en el plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Este plugin tiene más de 200.000 instalaciones activas (para que os hagáis una idea nuestro plugin para importar y exportar usuarios y clientes tiene «sólo» más de 40.000 instalaciones activas y ya nos parece una proeza), 4 millones de descargas y una valoración que es prácticamente 5 de 5. El plugin satisface perfectamente la funcionalidad y aparte, permite hacer una serie de override de las plantillas que usa para generar factura y albaranes que os darán muchísimo juego si sabéis un poco de desarrollo, para terminar de personalizar vuestras plantillas. Si no sabes código, no te preocupes, puedes personalizar lo suficiente a base de clics.

Instalar el plugin para generar facturas y albaranes

El primer paso será instalar el plugin, como es un plugin libre, el proceso es el de siempre:

1. En vuestro escritorio
2. En la sección «Plugins»
3. Vais a «Añadir nuevo» y en el buscador que os aparece lo buscáis por el nombre que os he dicho: «WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips»
4. Lo instaláis y activáis

Configurar opciones

Lo siguiente que debes hacer es configurar el plugin. Dentro del apartado «WooCommerce» de nuestro escritorio se habrá incluido una nueva opción llamada «Facturas PDF». En esta sección podréis personalizar el aspecto de la factura. ¿Qué se suele personalizar?

Tenemos tres pestañas, una llamada «General» donde configuraremos datos básicos relativos a qué aparecerá en la factura:

• El logo de tu empresa
• Nombre la de tienda
• En dirección de la tienda debes poner tanto la dirección, como tu CIF, NIF o NIE
• En el pie de página, puedes añadir notas relativas a condiciones legales, sobre el registro de tu empresa en el registro mercantil, etc.

Luego tenemos otra pestaña llamada «Documentos». Aquí podremos configurar detalles más técnicos de las factura y albaranes.

Albaranes

Podemos activar o desactivar cada tipo de documento, nosotros que vendemos productos digitales, al no tener envío, no tenemos albaranes, así que los tenemos desactivados. Los albaranes al ser documentos más sencillos, tienen menos opciones, pero básicamente puedes:

• Activarlo/desactivarlo
• Mostrar dirección de facturación o no
• Mostrar dirección de correo eletrónico o no
• Mostrar número de teléfono o no

Facturas

Aquí sí hay más chicha. Veamos, aunque hay bastantes opciones, os comento las más importantes en vez de ir una a una. Básicamente os diré cómo es una configuración típica:

• Lo primero es asegurarse que tenemos las facturas activadas.
• Luego indicamos a qué debe adjuntarse. Cuando una factura se adjunta, se crea, de forma que tenemos que adjuntarla a un correo que nos asegure que el pedido ya está pagado, es decir, nosotros siempre lo adjuntamos a «Pedido completado», que es automático y a «Recibo del cliente / Detalles del pedido (Correo electrónico manual)». No tiene sentido generar una factura de algo que no se ha cobrado, sobre todo en un ecommerce donde el pago se hace siempre (menos en contrarrembolso) antes que enviar el producto u ofrecer un servicio.
• Por coherencia, siempre indicamos en la fecha que se va a mostrar, la fecha de la factura y en el número que se va a mostrar, el número de la factura. Se puede indicar la fecha del pedido o el número del pedido, pero no tiene mucho sentido en la mayor parte de los casos.

Numeración de las facturas

Ahora viene un apartado importante. La numeración de las facturas. Por norma general, lo más sencillo es tener una numeración propia de la web, si tienes otras numeraciones, no las mezcles con esta. Está justificado porque es un sistema aparte y hacerlo de otra forma, sería muy complejo, para evitar que hubiera por ejemplo números de factura repetidos o intercalados (imaginad si tenéis otra serie de facturas de otros servicios, por ejemplo, en nuestro caso,  la consultoría).

Lo primero es decidir qué numeración vamos a querer y en base a eso configurar:

• Prefijo: suele ser obligatorio para poder identificar la serie de las facturas, por ejemplo podéis poner algo así como ECOMMERCE-
• Sufijo: si queréis añadir algo al final, tras el número de factura calculado, yo personalmente no lo uso y es raro que lo uséis
• Relleno: por si queréis que la parte de numeración siempre tenga una longitud, es decir, sin relleno la factura primera con el prefijo sería: ECOMMERCE-1 y si ponéis relleno igual a 5 tendríais: ECOMMERCE-00001, suele venir bien tener un relleno para luego poder ordenar correctamente las facturas a golpe de clic

Si no lo ponéis, la factura y tenéis 12 facturas, el orden será: 1, 11, 12, 2, 3… sin embargo, usando el relleno os ahorráis este problema. Tenéis posibilidad de usar algunos parámetros en estos campos de forma que podáis incluir cosas como:

• [invoice_year] para poner el año de la factura
• [invoice_month] para poner el mes de la factura

De esta forma podríais hacer algo así como ECOMMERCE-2020-06-00001, para poder identificar mejor el año de la factura directamente sobre su nombre. En base a esto podéis hacer cosas también reiniciar la numeración cada año, para que se quede coherente a este tipo de formato.

Otras opciones relativas a las facturas

Hay otros detalles interesantes:

• ¿Cuándo permitir la descarga de la factura por parte de tus clientes? Lo suyo es permitirlo, para facilitar la gestión de las mismas, pero siempre y cuando se hayan generado y/o enviado
• Viene bien en el listado de pedidos ver el número de facturas
• Tampoco es necesario enviar facturas si el pedido es 0,00€, si no lo hacéis y tenéis algún tipo de regalo en forma de producto gratuito en vuestra web, podéis tener problemas

Y con esto, terminamos la configuración básica. Veamos algunos detalles técnicos más.

Casos especiales y algo más avanzados

Cambiar numeración o fecha de una factura

Dentro de cada pedido, podréis modificar la fecha o número de factura. Si lo hacéis, por cualquier problema que tengáis con el pago por ejemplo, recordad luego en las opciones generales del plugin, ajustar el número de la siguiente factura, para evitar problemas de números de factura perdidos o repetidos.

El aspecto de este metabox para cambiar los datos de la factura son estos:

Personalizar el aspecto de la factura

Podéis personalizar el aspecto de la factura mediante dos métodos.

• Usando los hooks que provee el plugin
• Haciendo un override en vuestro theme

Podéis buscar los hooks que ofrece el plugin en su código, dentro de el template por defecto que ofrece el plugin que está en esta ruta:

wp-content/plugins/woocommerce-pdf-invoices-packing-slips/templates/Simple

Si queréis hacer un override, os recomiendo que cojáis ese directorio tal cual, lo renombréis y lo pongáis en vuestro tema (o tema hijo) en esta ruta:

wp-content/themes/tu-tema-activo/woocommerce/pdf/Codection

Una vez hecho esto, en las opciones del plugin, podréis usar esta nueva plantilla «Codection» en vez de «Simple» y trabajar sobre ella. Ahí tendréis varios ficheros pero básicamente:

• Un fichero invoice.php para generar la factura
• Un fichero packing-slip.php para generar el albarán

Espero que os haya resultado de utilidad todo esto y bueno, si tenéis dudas o necesitáis una personalización de vuestras facturas siempre podéis escribirnos directamente.

La imagen usada en la cabecera es obra Upklyak.Nota: Hay una valoración incrustada en esta entrada, por favor, visita esta entrada para valorarla.

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